2.6 TRABAJAR CON LISTAS DE DATOS

Tabla de datos

una tabla en excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros , en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los datos) y las demas filas contienen los datos almacenados.

*ordenar los registros
*filtrar el contenido de la tabla para un criterio
*utilizar formulas para la lista , añadiendo algun tipo de filtrado
*crear un resumen de datos
*aplicar formatos a todos los datos

¿Como planear una lista ?

*identifica el proposito de la lista
*determina el tipo de informacion que debe contener la lista
*planear la estructura de la lista
*determina los campos que conforman un registro
*anota los nombres de los campos.

Modificar los datos de una tabla

para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear dirctamene los nuevos valores de la tabla, o bien podemos utilizar un frmulario de datos.

un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Nuevo: sirve para introducir un nuevo registro
Eliminar: eliminar el registro que esta en el archivo
Restaurar: deshace los cambios afectuados
Buscar anterior: se desplaza al registro anterior
Buscar siguiente: se desplaza al siguiente registro
Criterio: sirve para aplicar un filtro de busqueda
Cerrar: cerrar el formulario.

Ordenar una tabla de datos

a la hora de ordenar una tabla , excel puede hacerlo en forma simple , es decir , ordenar por unico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

2.8 ELABORAR GRAFICAS MEDIANTE EL USO DE HERRAMIENTAS CORRESPONDIENTES

*Grafico:
es una representacion de los datos de la hoja de calculo .
excel ofrese 14 tipos de graficos , en 88 formatos incorporados.

una grafica se puede crear directamente en una hoja de calculo que se mostrara en pantalla y se aguardara como parte de la misma : a esto se le llama grafico incrustado.

*Lineas de division:
simplemente son lineas que se marcan en el grafico para el eje de categorias (X) y (Y) , en el eje principal y secundario.

*Escala :
se refiere ala cantidad de divisiones que llebara la grafica , asi como las dimenciones de dichas divisiones.

2.7 FILTRAR EL CONTENIDO DE UN RANGO DE DATOS

* Filtros:
es una forma fasil y rapida de buuscar un subconjunto de datos de un rango (la lista con la que estemos trabajando) .
*Autofiltro: que incluye filtrar por seleccion , para criterios  simples.
*filtro avanzado: para criterios mas complejos.
*ordenar de menor a mayor: ordena la lista de acuerdo al campo seleccionado en orden descendente.
*ordenar de mayor a menor: ordenar la lista de acuerdo al campo seleccionado en orden descendente.
*ordenar por color
*filtros de numeros

2.5 CREAR TEMAS QUE CORESPONDAN AL FORMATO REQUERIDO

2.5 CREAR TEMAS QUE  CORESPONDAN AL FORMATO REQUERIDO

TEMAS

Los temas son los que se muestran en la galeria temas. Aunque un tema puede ser un tipo de archivo independiente, cada documento que se cree en la version de office 2007 tiene un tema incorporado (incluso los documentos nuevos en blanco tienen un tema aplicado).

COLORES DEL TEMA

Cambiar los colores del tema( colores del tema: conjunto de colores que se utilizan en archivos. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema contribuyen un tema).

Los colores del tema tienen dose sonas de color. Los cuatro primeros colores orizontales son para el texto y los fondos .

Los colores del tema admiten fondos obscuros y claros porque los libros exel 2007 a menudo son blancos.

Al hacer cric en colores en el grupo de temas, los coloresd que aparecen juntos al nombre del tema representan los colores de enfasis, ipervinculo, de ese tema.

Los colores del tema se muestran en todas las galerias de colores junto con un conjunto de vonos y matices que se vacsan en dichos colores.

ESTILOS DE SELDA DE EXEL

Un estilo de selda es un jnto definidio de caracteristicas de formato, como fuentes ( fuente: diseño grafico aplicado todos los numeros,  simbolos y caracteres alfaveticos. Tambien se denomina tipo de letra. Arial y courier NEW son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelevn venir en diferentes tamaños como diez putos, y varios estilos como en negrita).

2.4 Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de calculo

2.4 establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de calculo

Cuando se esta utilizando un sistema de computadora es común que cuando algún proceso no esta permitido se mande un mensaje de error o de advertencia.

´´no hay existencia del producto ´´  ´´fecha invalida´´.

Permitir: podemos elegir entre diferentes opciones, número entero, decimal, fecha, hora y longitud de texto mostraran las mismas opciones, mientras que lista mostrara opciones un poco diferentes y personalizada espera una validación para alguna formula en especial.

Mostrar mensaje al seleccionar celda

El mensaje aparecerá  al seleccionar las celdas validadas con el fin de dar aviso al usuario que las celdas permiten solo algunos valores.

Formatos condicionales

Cuando preparamos una hoja de cálculo es común que sea necesario controlar los resultados de ciertas cifras, ya que estos han sido calculados

2.2 Utilizar formulas y funciones avanzadas en Excel

Utilizar formulas y funciones avanzadas en Excel.

Formulas

Una formula es una operación de calculo, referencia, deducción o interpretación de las celdas de una hoja.

Creación de una formula.

Una formula se captura en la misma forma que se captura otro tipo de información de una celda.

La columna de total es el resultado de la multiplicación de PRECIO x CANTIDAD.

En la celda aparece el resultado de la operación que se indica en la formula. Sabemos que es una formula porque en la barra de formulas sigue apareciendo la formula tal y como se escribió.

Al copiar una formula automáticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia arriba o hacia abajo y sus columnas. De esta forma se realizo la operación deseada rápidamente y además se tienen otras ventajas.

Variables y constantes

Celdas variables.

Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos.

Constantes.

Valor que no ha sido calculado y que por tanto, no varia.

Por ejemplo. La operación que se realiza para hacer una conversión cotiadana como cambiar pesos x dólares.

Prioridades de lo operadores.

1)multiplicaciones y divisiones.

2) sumas y restas.

Dirección de celdas

Como se vio anteriormente en esta sección, al copiar una formula hacia la derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una formula hacia arriba o abajo, cambian las filas.

Una solución a esto podría ser que se hiciera una formula por cada celda, pero no es una solución eficiente, porque mientras mas datos se tengan mas larga será esta tarea.

Referencias a otras hojas.

Se aprovechan cuando queremos hacer referencia a datos que se encuentran en otras hojas.

Funciones predefinidas.

Excel es una hoja de calculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma sencilla, mediante la identificaciones de las celdas por filas y columnas.

Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente.

Algunas de ellas..

* Funciones de fecha y hora: año, día, fecha, hora, hoy , mes , minuto.

* Funciones de matemáticas y trigonometría:   COS, EXP, GRADOS , LOG , PI , POTENCIA , RAIZ, SENO.

* funciones de estadísticas: contar, contar. si, frecuencia, máx., min, moda, promedio.

* funciones de texto: carácter, concatenar, mayúsculas, minúsculas, sustituir.

* funciones lógicas: falso, no , o , si , y .

Funciones de estadísticas de uso común.

SUMA.- Suma todos los números de un rango de celdas.

PROMEDIO.- devuelve el promedio ( media aritmética) delos argumentos, los cuales puede n ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

MAX.- devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

MIN.- devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

CONTAR.- cuenta el numero de celdas que contienen números, además delos números dentro de la lista de argumentos.

Funciones lógicas.

Son las funciones  que nos permiten  “ preguntar” sobre el valor de otras y actuar según la respuesta obtenida.

FUNCION  ^Y^

Devuelve el verdadero si todos los argumentos son verdadero: devuelve falso si uno o mas argumentos son falso. Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI.

FUNCION  ^O^

Devolverá VERDADERO si alguno delos argumentos es verdadero; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSOS. Esta función también suele utilizar conjuntamente con la función SI.

2.3 utilizar las herramientas para la edicion de multiples hojas

2.3 utilizar las herramientas para la edicion de multiples hojas

Como ya savemos, un virus de microsoftexel  es un archivo que contiene una o mas hojas de calculo. Hay que recordar que una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza en exel almacenar y trabajar los datos y consta de seldas que se organizan en filas y columnas.

Exel comienza a trabajar un nuevo archivo, contenido de tres hojas.

Para incertar barias hojas:

1.-  Mantener precionada las teclas MAYUSCULAS (shift) y, la continuacion seleccionar tantas etiquetas de hojas de calculo existentes como las que deceas agregar al libro con un click en el mause por ejemplo, si deceamos agregar tres hojas, simplemente seleccionamos tres hojas .
2.- Con el boton secundario del mause, seleccionar la opcion insertar del menu contextual.
3.-Seleccionar el icono hoja de calculo .

Eliminar hojas.

1.- Seleccionar las hojas que desamos eliminar.
2.- En el menu edicion , has clic en eliminar hoja.

O           

1.- Seleccionar las hojas que queremos eliminar.
2.- Con el boton secundario del mause, seleccionar la opcion eliminar.

Cambiar el nombre a una hoja.
1.- Seleccionar la hoja a la que desemos cambiar el nombre.

2.- Con el boton secundario del mause, seleccionar las opcion cambiar nombre, en el menu contextual .

3.-Escribir el nuevo nombre y presiona enter.

O

1.-Dar doble click en la etiqueta de la hoja a la que queremos renombrar.

2.- Escribir el nuevo nombre y presionar enter.

Mover o copiar hojas

De la misma manera que existen varias formas de insertar y kliverar hojas, existen diferentes maneras para mover y copiar hojas.

La forma mas facil de mover hojas es dar click y mantener presionado para arrastrar la hoja en la ubicación deseada.

Ocultar y mostrar hojas.

Hay veces en las que necesitamos ocultar alguna hoja ya sea por seguridad o por simple requerimiento personal.

Para ocultar hojas:

1.- Seleccionar la hoja u hojas que queramos ocultar.

2.- En la pestaña de la hoja, hacer click con el boton derecho del mause y dar click en ocultar.